Что такое продуктивность

Мы каждый день составляем планы и списки, казалось бы, что проще двигайся по этим планам в течении дня и все будет получаться. Однако в большинстве случаев работать четко по плану не удается и в лучшем случае вы выполните половину своего списка дел до конца рабочего дня.

В чем же проблема? Однозначного ответа нет, поэтому мы предложим несколько проверочных точек, которые помогут вам понять где ваша эффективность дала трещину, и что необходимо подправить, чтобы выполнять собственные планы.

1. Список дел составлен неправильно. Дело в том, что необходимо правильно расставлять приоритеты и знать, что поставить первым в списке, а что оставить на потом.

2. Отсекать «просителей», т.е. тех, кто постоянно вас о чем-нибудь просит, рассказывает личные и производственный истории, которые к делу совершенно не относятся. На таких людей можно потратить очень много времени, больше, чем на любой пункт вашего списка и ничего не выиграете.

Если от человека не исход срочная просьба связанная с вашими компетенциями и делами компании, то вежливо, но жестко отклоняйте такие просьбы, просто сказав: «У меня на этой неделе жесткий дедлайн, и я, к сожалению, не могу помочь». Если же человек настаивает, намекните ему, что это не ваше дело: «Я сейчас работаю над [скажите над чем именно]. Если дело срочное, я могу уточнить у моего руководства, пусть оно разберется, что для меня будет важнее».
3. Вы не вносите в список дел ничего конкретного, т.е. слишком общие и большие задачи. Есть смысл разделить их на более мелкие и конкретные, которые реально выполнить за планируемое время. Проще говоря, в вашем списке дел не должно быть пунктов, которые не описывают какое-либо действие. Это касается и планов без конкретики («ответить насчет проекта»), и многозадачных дел («запустить новую линию продукта»).
Например, один из пунктов может выглядеть так: «Составить таймлайн запуска новой линии продукта». Опираясь на сделанный таймлайн, вы можете добавлять каждую неделю новые мелкие задачи в свой список дел.

4. Ваш список дел перегружен. Так бывает, когда вы не продумали тайминг своих дел или делаете что-то впервые, а возможно вы строите идеальные планы, - тогда вы близки к полному провалу ваших планов и дел. Когда в вашем списке 50-100 задач – это выглядит более чем странно.

ВАЖНО! – понять с чего начать каждый конкретный день, ограничится 5-7 самыми важными задачами, остальные вам добавятся по ходу рабочего дня. Знать что из задач вы сможете отложить, а что должны выполнить обязательно.

5. Важно ли отдыхать? ДА!!! В вашем плане обязательно должны быть перерывы, немного дополнительного времени на непредвиденные визиты или звонки. В реальности вас всегда будут отвлекать, вы проголодаетесь, да и, в конце концов, вы не сможете неподвижно сидеть столько часов на одном месте. Перерыв на 5-7 мин. после каждых полутора часов позволит вам отдохнуть и переключиться, что позволит в дальнейшем не теряя продуктивности работать дальше. Во время перерыва можно прогуляться, съесть или выпить что-нибудь, или же просмотреть мотивирующие, важные для вашей работы статьи.

6. Умение быть собранным. Это достаточно сложно всегда быть собранным и работоспособным, вас могут разозлить, обидеть или другим каким-то способом выбить из нужного рабочего ритма. Вы потратили много сил, чтобы определить и записать все приоритетные задачи. А потом вас что-то отвлекло. E-mail, коллега, срочные новости — а список дел все не кончается. Как бы вы ни старались и ни раскрашивали ваш список, в разные цвета, стоит первому срочному сообщению засветиться во «Входящих», как вы уже сошли с дистанции. Именно свободные места в расписании позволят легко пройти непредвиденные смещения графика работ, и если ничего не произойдет срочного, вы успеете выполнить остальные задачи.

7. Инструменты планирования. Неважно, с помощью чего вы составляете свой список — делаете его в приложении, на компьютере или по старинке ручкой в блокноте — главное не допускайте небрежности и неконкретности в процессе планирования, которые убивают вашу эффективность.

И тогда вы сможете все сделать вовремя.