Несколько рабочих приемов, которые позволят оптимизировать ваш рабочий день, выполнять работу более качественно, и не страдать от рутинных задач.
1. Начинайте утро с приятного
С чего начинается ваш рабочий день? С чашки кофе, просмотра почты и планирования дел? Окей. Все это безусловно хорошо, но далеко не главное.
Посмотрите что находится в самом верху этого списка? Рекомендую начинать работу с приятных для вас дел. Так вы зададите настроение на весь день!
2. Просыпайтесь минимум за 3 часа до работы
Исследование, в котором сравнивались отличая в привычках богатых и бедных людей (проводилось Томасом Корли), показало, что богатые просыпаются минимум за 3 часа до начала работы (44% богатых против 3% бедных).
Это вовсе не значит, что надо вставать ни свет ни заря. На работу во многих компаниях приходят к разному времени, так что время выспаться есть, лягте пораньше.
Суть в том, что имея в запасе 3 свободных часа, вы можете, во-первых, успеть проснуться, во-вторых, позавтракать, и в-третьих, сделать какие-то мелкие утренние бытовые задачи. Безусловно, это большой плюс к дальнейшей продуктивности на работе.
«Много не спите, человеку необходимо спать не менее 6 часов, но вот в чем парадокс и не более 6,5 часов. Чтобы высыпаться необходим режим, а не продолжительный сон. Продолжительный сон это лекарство, которое полезно больному и совершенно противопоказано здоровому.
«Если вы будете спать на 3 часа меньше каждую ночь года, то у вас будет дополнительно полтора месяца для того, чтобы преуспеть»
Аристотель Онассис
3. Правило 9-ти дел
Составляя список дел на день, ограничьтесь 9 пунктами в нем (можно меньше, но не больше, у большинства людей это 3-7 дел).
Состоять список должен из 1 очень важного, на которое вы потратите, к примеру, 3-4 часа. Также в списке должны быть 3 дела важностью поменьше, которые займут у вас 2-3 часа. Ну и 5 совсем мелких, с которыми вы справитесь в течение 1-2 часов.
«Большинство людей способно продуктивно работать лишь четыре-пять часов в день. Все остальное — бег на месте»
Томас Лимончелли
Так используйте свое продуктивное время с пользой!
4. Долой многозадачность
Не стоит метаться от задачи к задаче, хаотично пытаясь успеть все и сразу. Этого не будет. Примите как нерушимый закон, и делайте свою работу последовательно, вы можете отвлечься на внезапные просьбы и задачи, чтобы зафиксировать их значимость. А если все же необходимо выполнить задачу, то перепланируйте свой день с момента возникновения изменений.
Многие говорят о важности последовательности, но не у всех получается ее придерживаться. Тяжело не отвлекаться, тяжело правильно переносить приоритеты, сложно быстро принимать правильные решения если изменения неизбежны, но это необходимо.
Но если вы научитесь концентрироваться на определенной задаче и умению правильно расставить приоритеты, даже если они и нарушают ранее созданные планы, то ваша продуктивность несомненно повысится.
Это вовсе не значит, что не нужно выполнять срочные и более важные задачи — просто назначьте в своем рабочем дне правильные интервалы для всего, а при изменении планов будьте гибким и перенесите приоритеты не нарушая главного правила планирования.
5. Правило 5 вопросов
Когда мы начинаем планировать, самое главное это поставить цель, только после целеполагания мы можем начать писать задачи.
Когда проект заходит к вам в работу, задайте 5 вопросов: зачем, что, кто, когда, где и как.
Важно понять:
• зачем делается это проект (его цели)
• что продает, предлагает этот проект (товары, услуги, идеи, инновации)
• кто целевая аудитория проекта (люди)
• когда он должен быть сдан (дедлайны)
• география проекта, заказчика, клиентов, в каких местах ЦА черпает информацию, и другие «где?»
• как будет работать проект, как будет монетизироваться , и прочие «как»
Не бойтесь задавать вопросы — как говорится «правильно поставленная задача — половина успеха». С помощью этих 5 вопросов вы поможете тому, кто поручает вам проект, сформулировать максимально четкие условия выполнения задач.
6. Не понимаешь — нарисуй
Бывают такие задачи, которые с первого раза и не поймешь, как решить. Попробуйте нарисовать во всех деталях эти самые задачи и методы их решения выплывут сами собой. Это могут быть майнд-мэпы, скетчи, или просто иллюстрации.
7. Упрощайте
Бывают такие дни, когда возникает чувство, что на вас свалилось все. Что только могло свалиться. И вы не понимаете, как же разгрести весь этот завал. Тут на помощь приходит простота. Перестаньте паниковать и посмотрите, как эту сложную ситуацию сделать проще.
Например, глобальные проекты разбейте на маленькие подзадачи, и вы удивитесь, насколько проще вам будет казаться решение этих задач (слоны и лягушки).
«Из двух возможных слов всегда выбирайте самое простое» Поль Валери
8. Ешьте!
Это странный совет, на первый взгляд. Но! Часто ли вы, погрузившись в работу, забываете поесть? Вы даже гордитесь собой — «я сегодня так поработал, что даже не ел, на одном кофе сижу». И вот гордиться тут совсем нечем. И не потому, что это плохо для здоровья — конечно плохо, я не буду об этом напоминать. Это плохо для вашей продуктивности.
Энергия тратится, а при интеллектуальной работе тратится еще сильнее, и вам нужно ее пополнять. Поэтому будьте добры, обедайте, перекусывайте, восполняйте потраченные запасы. Уделите на это хотя бы 20 минут. Пусть организм отдохнет.
9. Правило 2-х минут
Очень простое правило, которое позволит в 2-3 раза сократить частоту отговорки «некогда». Если вы можете сделать какую-то задачу за 2 минуты — делайте ее сразу же.
Ответить на письмо, оценить часы работы над проектом, внести мелкую правку. Но это должны быть именно 2 минуты. Если дело занимает больше времени — смотрите пункт номер 4 этой статьи.
Делитесь с друзьями этими секретами и всё всегда успевайте!